Elektronisk signering av styrelseprotokoll?
Är det tillåtet med elektronisk signering av styrelseprotokoll, och i så fall hur kan man gå tillväga?
Följ inlägget
0
följare
Jag skickar det här meddelandet så du ska veta att din fråga fortfarande är aktiv, men det har tagit längre tid än vanligt att kunna besvara den.
Vi har tagit frågan vidare till våra jurister för att se vad som kan sägas om den, men har ännu inte fått ett svar. Vi återkommer med svaret så snart det kommer.
Med vänlig hälsning
Jag beklagar den förlängda svarstiden. Svaret vi fick från juristerna är att det finns inget hinder mot elektronisk signatur av styrelseprotokoll.
Nedan kommer lite mer information om att signera protokoll;
" Enligt 7 kap. 24 § Lag om ekonomiska föreningar ska det vid styrelsens sammanträden föras protokoll. I protokollet ska de beslut som styrelsen har fattat antecknas.
Protokollet ska undertecknas av den som har varit protokollförare. Det ska justeras av ordföranden, om denne inte har fört protokollet, och av ytterligare en ledamot som styrelsen har utsett.
Bestämmelsen är dock inte sanktionerad på något sätt och ett beslut blir inte heller ogiltigt även om det inte protokollförts av styrelsen. Det är i stället en ordningsföreskrift och kan ha bevisvärde om vad det är för beslut som fattats om detta är oklart och om t.ex. någon ledamot i styrelsen reserverat sig mot beslutet, dvs. i ansvarsfrågor som kan aktualiseras på föreningsstämman. Att beslutet inte protokollerats och justerats är således inte en sådan formell brist som medför att styrelsebeslutet är ogiltigt.
Men styrelsens sammanträden och beslut bör under alla omständigheter protokollföras, dels då det utgör ett verktyg för revisorn vid granskning av styrelsens förvaltning och dels då ett styrelseprotokoll har en betydande bevisverkan.
Det lämpligaste är att använda sig av en kvalificerad elektronisk signatur. Enligt 1 kap. 15 § lagen om ekonomiska föreningar (2018:672) får "[e]n handling [som ]enligt denna lag [...] ska vara undertecknad [...], om inte något annat anges, undertecknas med en sådan avancerad elektronisk underskrift som avses i artikel 3 i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 910/2014 av den 23 juli 2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på den inre marknaden och om upphävande av direktiv 1999/93/EG, i den ursprungliga lydelsen."
Det finns olika leverantörer av kvalificerade e-signeringstjänster där e-legitimation används men SBC kan inte lämna någon rekommendation om enskild aktör."
Med vänlig hälsning
Svaret återfinns i 1 kap. 15 § lagen om ekonomiska föreningar (2018:672).
Tack för påpekandet!
Inlägget har nu ändrats.
Med vänlig hälsning
Vi arbetar med digitala signaturer av enklaste sort i pdf (dvs inte "kvalificerade" signeringar enligt EU-standard). "Bör" vi sluta med det eller "ska" vi sluta med det?
Jag läser delar av svaret som att besluten är giltiga helt oavsett ens om protokoll över huvud taget har upprättats och än mindre om de är underskrivna - oavsett hur dessa görs.
I vårt fall handlar det om ifall jag som sekreterare ska behöva skriva ut protokollen, få in fysiska underskrifter, skanna dessa och sedan ladda upp dem på vår SCB-sida eller om vi ska kunna lösa detta via mailen efter ett protokollfört Zoommöte.
"Bör" och "lämpligast" väger ganska lätt jämfört med "ska" i den soppan. Jag tolkar det som att vi kan fortsätta göra som vi gör nu.
Vi tog även detta till jurist för att se vad som kan sägas och svaret är;
"Hej, som vi skriver i svaret så har det med bevisvärdet att göra, inte ett formkrav som vid brist medför att beslutet/besluten är ogiltiga. Skulle det däremot råda oenighet i styrelsen om huruvida beslut fattats eller om en ny styrelse vill gå tillbaka och utreda hur det förhåller sig med besluten eller en revisor eller särskild granskare så kan det bli svårt nå klarhet i vad som beslutats. Det är upp till föreningen om ni vill förebygga eventuella diskussioner och tvister som kan uppstå, men SBC rekommenderar därför att styrelseprotokollen signeras på ett betryggande sätt."
Med vänlig hälsning